dagli obiettivi al piano d'azione al coaching

Se anche voi prenderete l’abitudine di definire i vostri obiettivi , questo vi aiuterà a raggiungere una posizione invidiabile nella vostra vita.

Definire gli obiettivi è un’abitudine veramente potente e positiva, ma nello stesso tempo è anche difficile credere che una cosa così semplice possa risultare così efficace.

Questo modo di vivere può avere e avrà un impatto molto profondo sui vostri successi personali e professionali.

Per raggiungere i vostri obiettivi occorrerà partire dal processo di acquisizione degli obiettivi che colleghi il salto tra dove siete ora e dove vorreste essere tra 5 anni.

questo percorso avviene in 5 punti: definizione di Vision e Mission, definizione degli obiettivi, preparare il piano d’azione,  gestione del Tempo, coaching.

Vision e Mission qual è la vostra passione? Per cosa vale la pena vivere? Alcune persone sanno esattamente quello che desiderano, altre non hanno nessun risultato speciale in mente, senza nessun interesse e nessuna passione.  Per individuare qual è la vostra vera passione identificate e soprattutto METTETE PER ISCRITTO le risposte a queste domande, in questo modo non saranno più solo nella vostra testa, ma avrete dato inizio ad un processo di estrazione nel modo esterno. Le domande sono 5:

1.       Che cosa volete nella vostra vita?

2.       Che cosa NON volete nella vostra vita?

3.       Quali sono i vostri valori?

4.       Scrivete la frase per cui vorreste essere ricordati

5.       Dove vi vedete tra 5 anni?

Scrivendo le risposte a queste 5 domande sarete facilitati a scrivere la vostra Mission, la vostra passione nella vita.

Dovete approcciarvi a queste domande come un bambino che prepari la letterina per Babbo Natale, lasciando che la vostra immaginazione corra senza nessuna limitazione.

Definire i propri obiettivi: scrivete i vostri obiettivi e rendeteli ben formulati attraverso la verifica delle caratteristiche SMART cioè Specific , Mesaurable, Attainable, Relevant and Trackable (Specifico, Misurabile, Raggiungibile, Rilevante e Tracciabile)

(un obiettivo ben formulato sarà quindi: “risparmierò 100 Euro (Rilevante, ma Raggiungibile) al mese (Specifico)a partire da Gennaio 2012”(Misurabile e Tracciabile) ; un obiettivo formulato male sarà: “d’ora in avanti risparmierò più denaro”.

I vostri obiettivi dovranno essere scritti e visibili e messi dove li possiate vedere ogni giorno e questo sarà importante perché uscendo dalla vostra testa cominceranno ad essere reali.

Preparare un piano d’azione molti veterinari vanno in panico quando vedono la parola piano: in realtà avere un piano significa vedere chiaramente i vostri prossimi 1 – 3 passi: sapere quali sono i vostri prossimi passi e che siete sulla via giusta per raggiungere i vostri obiettivi. La bellezza di questo tipo di piano è legata al fatto che quando entrate in azione e raggiungete i vostri prossimi passi sarà più facile e più chiaro vedere i prossimi 1 o 3 passi, non 40 o 50! L’essere focalizzati sull’obiettivo e sull’azione, porta sicuramente risultati, e questo è un po’ come guidare attraverso la campagna di notte: i fari illuminano la strada solo per qualche decina di metri davanti a voi, ma ce n’è abbastanza per viaggiare sicuri e per farvi raggiungere la destinazione desiderata.

Time management

Adesso che avete pronti i vostri obiettivi e la direzione in cui andare quello di cui avete bisogno è un processo di gestione del tempo. Il principio base del Time Management è organizzare ed eseguire i compiti SULLA BASE DELLE PRIORITA’.

Semplice e molto potente, non fosse che molti Veterinari non hanno chiare le loro priorità!

Se voi mettete per iscritto i vostri obiettivi e fate di questo un abitudine di vita avrete una visione cristallina delle vostre priorità. Alcune ricerche mostrano che solo il 3% delle persone mette per iscritto i propri obiettivi, bene, cercate di far parte di questo 3%!

Molte persone sanno che questo è importante, ma non lo fanno, voi FATELO!

Per aiutarvi con il processo di Time Management vi incoraggio a trovare i vostri ladri di tempo. I ladri di tempo sono tutto ciò che vi distolgono dal vostro piano d’azione.

I vostri 3 principali ladri di tempo hanno potenzialità per rubarvi più di 2 ore di lavoro al giorno su 8, quindi oltre il 25%!!!!

I principali ladri di tempo:

·         Non avere obiettivi

·         Le e-mail

·         Social Network

·         Le chiacchiere

·         Le interruzioni telefoniche

·         Il perfezionismo

·         L’incapacità di spacchettare le cose da fare più complesse in pezzi più piccoli e più facilmente gestibili

·         L’incapacità di usare una lista delle cose da fare organizzata per priorità

·         Mettere da parte le priorità e procedere a caso

La mia raccomandazione è che possiate parlare di tutto questo con un amico o un collega, individuare insieme a lui quali sono i vostri ladri di tempo e fare un piano per minimizzarli ed eliminarli, partendo con i primi 3, vi accorgerete dei risultati.

Può essere di aiuto avere un coach per individuare i vostri ladri di tempo e raggiungere i vostri obiettivi. Una delle tecniche principali per eliminare i vostri ladri di tempo è un uso efficace del principio di Pareto (o legge dell’80:20) il principio di Pareto è basato sul principio di saggezza di riconoscere che la vostra energia non è infinita e che l’80 % della vostra produttività deriva da non più del 20% della vostra attività.

Non sarà quindi necessario completare ogni volta la lista delle azioni che avrete compilato, sarà sufficiente completare quel 20% in grado di generare l’80% dei risultati. Così scrivete i vostri obiettivi, questo vi aiuterà ad averli chiari nella vostra mente e poi concentratevi su quelli importanti: chi si focalizzerà sul fatto di raggiungere l’80% degli obiettivi arriverà sfinito alla fine della giornata. Voi invece dovrete focalizzarvi sul 20% vitale dei vostri obiettivi.

Coaching

Tutti avrebbero bisogno di un coach: qualcuno che vi incoraggi, che creda in voi e che vi aiuti a verificare che ciò che state facendo è corretto e che state andando nella direzione giusta. Può essere un amico, un familiare, un compagno o un coach professionista, come me. Può essere che vi incontriate vis à vis, che vi sentiate al telefono e che vi incontriate su una base pianificata per vedere insieme i progressi, gli ostacoli, le frustrazioni e condividere i risultati importanti e la motivazione.

Se riuscite a mettere in atto questo sistema, questo sistema lavorerà per voi. Questo è il punto dal quale partire:  definite gli obiettivi al più presto, identificate il vero primo passo da intraprendere per arrivare ad acquisire i vostri obiettivi e passate all’azione, subito!

come individuare e raggiungere i vostri obiettivi nella vita

Molti Veterinari hanno la chiara sensazione che nel corso della loro esistenza sia sfuggito loro qualcosa, oppure hanno la sensazione di non riuscire a raggiungere quegli obiettivi che potrebbero realmente contribuire a renderli felici. Spesso i Veterinari sognano quelle cose che amerebbero raggiungere, ma questi sogni quasi mai diventano realtà, e tuttavia questi sogni potrebbero trasformarsi in realtà attraverso un processo di previsione e pianificazione (segue nel prossimo post)

Job description

 Ma perché dovrei aver bisogno di scrivere tutta 'sta roba???  

 adattato alla realtà italiana da un articolo di Lisa Bell  da Veterinary Business Advisor  

preparare un buon documento scritto con le Job description della clinica richiede tempo, sforzo e creatività.

Focalizzarsi su questo lavoro è la condizione essenziale per individuare al meglio i bisogni della clinica e raggiungere gli obiettivi a lungo termine che fisseremo.
Senza queste descrizioni non è possibile neanche per il migliore dei vostri collaboratori allinearsi con il ruolo e le responsabilità del lavoro che svolge nell’ambito di una clinica con numerosi dipendenti: ci sarà sempre chi tenderà a fare meno lasciando scoperte aree importanti e chi tenderà a fare di più disperdendo le proprie forze raddoppiano il lavoro che dovrebbero fare altri.

Le job description sono un po’ come l’orchestrazione nella musica classica, dove ogni strumento ha la sua parte assegnata e specificata fin nei più piccoli dettagli.  

La tendenza quando si prepara un documento con le job description è di sottostimare la natura strategica delle singole funzioni ignorando completamente le competenze necessarie ad affrontare le responsabilità. Il rischio è di scendere troppo nel particolare con le istruzioni operative.
In realtà le nostre descrizioni dovranno  essere sia procedure standard che un vero e proprio manuale operativo e, una volta scritte, saranno la base del processo di assunzione, ci aiuteranno a distinguere le posizioni, a definire i compiti e a determinare i relativi livelli retributivi e i piani di incentivazione.

Insomma, sono uno dei migliori investimenti di tempo e sforzi in cui investire il nostro prezioso tempo. 

 Nella classica suddivisione in 4 quarti del piano d’azione del PBC con la clinica, un buon lavoro di definizione delle job description sarà il fondamento sui cui ricostruire la clinica  in modo solido lavorando sulle sue 4 parti: ·      

•  La Gestione delle persone ·       
• La Strategia ·       
• La gestione dei rapporto con il cliente ·       
• L’Organizzazione Interna  

In realtà senza una buona definizione delle Job description i vostri migliori sforzi per la creare uno staff efficace, svilupparlo, motivarlo misurandone le performance sono privi di una direzione ben definita, come una nave che naviga priva di una rotta, mentre potrebbero benissimo essere la vostra migliore arma per difendervi da lamentele su stipendi, performance, promozioni ed eventuali discriminazioni, proprio perché pensate, fissate per iscritto e condivise tra tutti.   Cercate in ogni modo di coinvolgere e responsabilizzare i vostri collaboratori a scrivere loro stessi le job description, ma non senza prima aver fornito loro una fase di addestramento su che cos'è una job description.
Considerate alcuni punti:       

• le job description debbono includere informazioni riguardanti la natura generale del lavoro che deve essere svolto, le responsabilità specifiche, i doveri e le caratteristiche richieste ai collaboratori per svolgere il loro lavoro.
• Ricordate sempre la differenza tra compiti e qualifiche: un compito (dovere) è ciò che la persona sta attualmente fare (o dovrà fare) nella sua attività lavorativa. e le qualifiche (skill) sono capacità, attributi o credenziali richieste per svolgere al meglio e con successo i compiti assegnati. 
• chiarificare gli attuali compiti, doveri e responsabilità prima ancora di pensare a quali speciali attributi o competenze saranno richiesti alla persona che dovrà rivestire questo ruolo.
•  focalizzatevi sui risultati e sulle responsabilità che per gestire le performance. E’ bene che nutriate aspettative ragionevoli per il lavoro da svolgere: raggiungere l’obiettivo che vi siete posti dev'essere sfidante, ma non impossibile.

il valore della job description

Le job description possono essere utilizzate per settare compiti, per ridurre i conflitti, migliorare la comunicazione e mettere i collaboratori in condizione di valutare l'importanza di tutto ciò che per loro è richiesto e desiderabile. Fornisce loro la possibilità di verificare se quel dato lavoro o quel dato compito da svolgere in clinica è più o meno adatto a loro e quindi quale possa essere il loro ruolo specifico nel permettere di raggiungere gli obiettivi globali della clinica. Le job description forniscono informazioni su conoscenze, addestramento, educazione e capacità richiesti per svolgere ogni lavoro per prevenire equivoci tra i collaboratori. Pianificando di cosa hanno bisogno e che cosa devono conoscere, fare e ottenere come prioritario in relazione ad altre attività, le job description possono anche aiutare il management ad analizzare, migliorare e far crescere la struttura organizzativa della clinica e funzionano da rivelatori del fatto se le responsabilità della clinica sono adeguatamente coperte o se le stesse debbano essere ridistribuite in modo da raggiungere un miglior bilanciamento. Definire le Job description vi permetterà di creare e rafforzare in modo semplice un buono spirito di squadra per cui i collaboratori desidereranno sentirsi parte del team e gli stessi team saranno facilitati nel comprendere come gli individui reagiscono a come il loro lavoro è disegnato vedendo le caratteristiche sociali del lavoro come l'interdipendenza e la maggiore  o minore necessità di feedback. L'autonomia, il rapporto sociale e la comunicazione con gente al di fuori della clinica aumenta la soddisfazione professionale organizzativa come la performance riduce lo stress e riduce il turnover del personale. Potrebbe essere un’ottima idea pensare ad una revisione annuale delle job description accoppiando questa revisione al ciclo di valutazione annuale della Performance.     

D: Ciao Gianni, vorrei farti una breve intervista per far capire meglio ai nostri lettori in cosa consiste il vostro lavoro e qual'è lo scopo che vi prefiggete

R: lo scopo è di fornire un livello di consapevolezza e di training funzionale ai titolari e allo staff delle strutture veterinarie per poter lavorare meglio.

D: interessante, cosa intendi per poter lavorare meglio?

R: lavoriamo con delle strutture veterinarie che tecnicamente si trovano ad un ottimo livello sia nella area medica che chirurgica ma in genere tanto più sono specializzate a livello clinico  tanto meno sono in possesso di abilità a livello gestionale per gestire queste che sono strutture complesse con magari 10- 15 veterinari e quindi con problematiche differenti da quelle di un ambulatorio di tipo tradizionale. E quindi questi titolari hanno un vantaggio rispetto ai loro colleghi, è che sono consapevoli di questa loro mancanza, sono consapevoli di avere aree di possibile sviluppo e hanno deciso di rivolgersi a noi per ottenere questo aiuto dall'esterno.

D:parlateci di questi titolari

R: questi personaggi sono persone che si trovano e al disagio che sono consapevoli che le potenzialità delle loro strutture sono ben al di là di quanto la struttura stia performando sia  in senso economico che in termini di erogazione di servizi e lotta alla concorrenza, e questo scarto di expertise gestionale è per loro titolari di clinica un importante fattore causa di stress o di burnout ma se consideriamo un attimo lo scarto tra il tempo dedicato all'apprendimento delle tecniche dei protocolli medici e chirurgici rispetto al tempo dedicato ad apprendere come gestire la clinica, capiamo subito che stanno facendo miracoli nel senso che non potrebbero allo stato dell'arte non avendo sviluppato assolutamente questo tipo di capacità se non per istinto o o interessandosi sporadicamente di practice management  gestire meglio queste cliniche.

D: Capisco, ma il vostro lavoro quindi in che cosa consiste esattamente?

R: usando degli specifici strumenti diagnostici, workshop interattivi, corsi particolari,  materiali di training e tool l'on-line noi guidiamo gradualmente i titolari di clinica e i loro collaboratori attraverso una crescita immediata eseguendo nel contempo un monitoraggio di alcuni dati statistici e finanziari sia di tipo soggettivo e oggettivo attraverso una diagnosi accurata e proponendo o definendo un cambiamento in ciascuna delle quattro dimensioni di valutazione della struttura.

D: E con lo stress dei titolari come la mettiamo?

R: questo tipo di approccio abbassa lo stress, libera tempo, contribuisce a migliorare i guadagni e con i programmi di consulenza tagliati cuciti su misura per la clinica con cui lavoriamo, aiutiamo  i titolari a raggiungere il successo professionale ed economico, assicuriamo il titolare che sta realmente andando nella giusta direzione e alla fine possiamo dire che lavoriamo con ogni veterinario per trasformare il loro stessi nei migliori consulenti della loro stessa clinica

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Cosa ci proponiamo

Con questo blog ci proponiamo di favorire la comunicazione e il confronto di esperienze tra le persone con cui stiamo lavorando, in particolare per quanto riguarda la presenza in rete, sia questa tramite siti, Social Network, forum o altro
Gianni